„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ (Lucius Annaeus Seneca)
Bevor wir im nächsten Beitrag konkret auf das Thema „Existenzgründung“ eingehen, möchte ich heute noch zwei sehr wichtige Planungstools erläutern, das uns helfen soll, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und dann das Wichtige zielgerichtet zu erledigen.
Natürlich ist das nicht nur für Selbständige und Unternehmer wichtig, sondern für jeden von uns. Doch für Arbeitnehmer werden im Arbeitsvertrag bzw. in der Tätigkeitsbeschreibung die grundlegenden Tätigkeiten und deren Prioritäten festgelegt, so dass die Handlungsspielräume meist begrenzt sind. Der Selbständige jedoch muss selbst entscheiden, was er
- wann
- in welcher Qualität
- mit welchem Ziel erledigt,
und das ist nicht immer so leicht, wie es im ersten Moment erscheint.
Oder vielleicht doch?
Lassen Sie und nun die Methoden besprechen, die uns helfen sollen, unsere begrenzte Zeit dem zu widmen, was WICHTIG ist. Es geht darum, PRIORITÄTEN zu setzen (lateinisch pri-or, der Vordere‘).
1. Das Eisenhower-Prinzip
Eine grundsätzliche Aussage des Eisenhower-Prinzips lautet:
„Es ist besser, die richtige Arbeit nicht perfekt zu tun, als die falsche Arbeit perfekt.“
Eisenhauer – Prinzip: Wichtig – Dringlich – Regel
Wichtiges orientiert sich dabei an Menschen und Zielen, Dingendes an Terminen. Diese Ter-mine werden zumeist von außen vorgegeben.
Definition der Prioritäten
Ein Hinweis vorab: Als Unternehmer haben Sie nur einen Terminkalender, und hier kommen alle Termine hinein, sowohl die privaten als auch die geschäftlichen. Sie sind ja in ihrer Zeit-einteilung (relativ) frei und können Privates z.B. auch am Vormittag erledigen, während Sie sich am Abend noch ungestört geschäftliche Vorgängen widmen.
A-Aufgaben:
- …sind für die Zielerreichung am wichtigsten
- Werden diese Aufgaben nicht erledigt, sind die Auswirkungen schnell und deutlich spürbar.
- Zu den A-Aufgaben gehören:
- Krisensituationen
- Liquiditätsprobleme
- Unzufriedene Kunden
- Probleme mit Mitarbeitern
- Gesundheitliche Probleme, Krankheiten
- Familiäre Probleme
- …
Also alles das, was keinen Aufschub duldet und nicht an Andere delegiert werden kann.
- Sofort und selbst erledigen
B-Aufgaben:
- … sind für die Zielerreichung auch wichtig.
- Wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden, sind die Auswirkungen erst später spür-bar; es fällt auch nicht so schnell auf.
- Meist münden nicht erledigte B-Aufgaben in Krisensituationen.
- Zu den B-Aufgaben gehören:
- Strategische Unternehmensplanung
- Kundengewinnung
- Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung, Planen von Mitarbeitergesprächen
- Weiterbildung
- Liquiditätssicherung
- Gesundheitsvorsorge, Sport
- Partnerschaft
- Erziehung der Kinder
- Friseur- und Kosmetikbesuche
- Gesellschaftliches Engagement
- …
Hier gehört alles hinein, was der Erreichung Ihrer Ziele dient und geplant werden muss.
- Planen/ dabei können Teilaufgaben delegiert werden. Die Kontrollfunktion bleibt dabei bei Ihnen.
C-Aufgaben:
- … sind für die eigene Zielerreichung von untergeordneter Bedeutung.
- Wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden, sind meist keine direkten Auswirkungen spürbar. Langfristig sind jedoch negative Folgen zu befürchten
- Zu den C-Aufgaben gehören z.B. reine Routine- und Spezialistentätigkeiten, die aus dem Unternehmen (auch dem Unternehmen „Familie“) ausgelagert werden können
- Buchhaltung
- Steuererklärung
- Büroorganisation
- Fördermittelrecherchen und Beantragung von Fördermitteln
- Erstellen von Finanzierungskonzeptionen
- Erstellen von Marketingkonzepten
- Reinigungstätigkeiten
- …
Hier gibt es Dienstleister, die sich auf die Erledigung spezialisiert haben. Selbstver-ständlich bleibt Ihnen die Kontrollfunktion.
- Delegieren
D-Aufgaben:
- … sind für die eigene Zielerreichung von bedeutungslos
- Wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden, sind meist keine Auswirkungen spürbar, weder kurz- noch langfristig.
- D-Aufgaben sind nach meiner Auffassung:
- Teilnahme an Meinungsumfragen
- Treffen mit Vertretern von Dienstleistern, deren Leistungen Sie nicht benöti-gen.
- Treffen mit Personen, die Sie nicht mögen, sogenannte Höflichkeitsbesuche
- …
Hier gehört alles dazu, was weder wichtig noch dringend ist und Ihnen im Gegen-teil noch Energie raubt. Sagen Sie NEIN, schützen Sie Ihre Zeit.
- Eleminieren, denn hierfür ist Ihre Zeit zu schade
Um Aufgaben als wichtig oder dringlich einstufen zu können, sollten Sie fragen:
- Muss es ÜBERHAUPT jemand tun?
- Muss ICH das tun?
- Muss ICH das JETZT tun?
- WANN und WIE kann ich es am besten und am schnellsten tun?
Und begrenzen Sie sich dann bei der Erledigung, denn man braucht immer so viel Zeit wie man hat. (Weisheit)
Dabei wiederum kann uns die nächste Methode unterstützen, die sogenannte ALPEN-methode.
2. ALPEN – Methode als Zeitmanagementmethode
- A ktivitäten aufschreiben
- L änge der Tätigkeiten einschätzen
- P ufferzeiten reservieren
- E ntscheidungen über Prioritäten treffen
- N achkontrolle durchführen
Effektive Zeitplanung ist der erste Schritt zum Erfolg
8 Minuten am Abend planen = 1 Stunde Zeitgewinn am nächsten Tag
Denn: Je intensiver Sie planen, desto mehr Lösungs-schritte sind bereits in der Planung enthalten.
Zusammenfassende Hinweise für Ihre Planung:
- Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit
- Planen Sie nach der ALPEN – Methode
- Verplanen Sie nur 50 – 60% der Arbeitszeit für eigene Aufgaben
So bleiben Sie flexibel und können auf die Anforderungen des unternehmerischen Alltags reagieren.
… die nicht fest geplante Zeit brauchen Sie für das, was Ihnen von Kunden und Mitarbeitern an aktuellen Aufgabe tagtäglich „auf den Tisch“ gelegt wird. Und sollte das mal nicht der Fall sein, so gibt es sicher genügend Aufgaben:
- Kundengewinnung
- strategische Unternehmensplanung…
Ihre Elke Jurisch
